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PROCEDURA PER LA GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI DI ILLECITI

1. SCOPO

Assyrus S.r.l. (di seguito definita anche “la Società”) ha adottato il sistema di gestione oggetto della presente procedura (di seguito “sistema di whistleblowing”).
La procedura si propone di descrivere il sistema di whistleblowing, stabilendo gli adempimenti e individuando ruoli, compiti e responsabilità dei soggetti coinvolti, nonché i controlli effettuati alle attività descritte.
L’obiettivo perseguito dalla procedura è quello di fornire alle persone che segnalano violazioni, chiare indicazioni operative circa oggetto, contenuti, destinatari e modalità di trasmissione delle segnalazioni e le forme di tutela loro garantite; si vuole inoltre tutelare l’integrità di Assyrus e garantire un ambiente di lavoro rispettoso, trasparente e sicuro, favorendo la segnalazione di illeciti in buona fede. La procedura fornisce istruzioni operative al soggetto deputato alla gestione delle segnalazioni prevenute.
La procedura è disponibile sul sito internet della Società, nella sezione denominata “Whistleblowing”.

2. CHI PUO’ EFFETTUARE UNA SEGNALAZIONE

Possono effettuare segnalazioni di violazioni di cui siano venuti a conoscenza nel proprio contesto lavorativo:

i lavoratori subordinati della Società, intesi quali: i lavoratori subordinati a tempo determinato e indeterminato, i lavoratori con contratto di lavoro intermittente, gli apprendisti, i lavoratori con contratto di lavoro accessorio, i lavoratori somministrati e i lavoratori che eseguono prestazioni occasionali, i tirocinanti, eventuali volontari;
i lavoratori autonomi, anche occasionali, professionisti, collaboratori coordinati e continuativi, consulenti;
i lavoratori o i collaboratori che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi e che svolgono la propria attività lavorativa presso la Società;
i liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività presso la Società;
gli azionisti della Società;
le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche di fatto, presso la Società (amministratori, componenti del collegio sindacale, componenti del Comitato Guida, ecc.).

La segnalazione può essere effettuata non solo in costanza di rapporto, ma anche:

quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato e le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
durante il periodo di prova;
successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico, se le informazioni sulle violazioni siano state acquisite nel corso del rapporto stesso.

3. COSA PUO’ ESSERE OGGETTO DI SEGNALAZIONE

Possono essere oggetto di segnalazione solo ed esclusivamente le violazioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, quale è la Società, e che consistono in:

Condotte discriminatorie, moleste o lesive della dignità dei lavoratori e delle lavoratrici (es. mobbing, molestie, abusi, minacce, linguaggio offensivo o discriminatorio)
Violazioni del Codice Etico o delle politiche interne

Sono escluse dall’ambito di applicazione del D. Lgs. 24/2023 e, quindi, non possono essere oggetto di segnalazione:

contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate;

Restano ferme le disposizioni nazionale o dell’Unione europea in materia di:

informazioni classificate;
segreto professionale forense;
segreto professionale medico;
segretezza delle deliberazioni degli organi giurisdizionali;
disposizioni di procedura penale;
autonomia e indipendenza della magistratura;
difesa nazionale e di ordine e sicurezza pubblica;
esercizio dei diritti dei lavoratori di consultare i propri rappresentanti o i sindacati, di protezione contro le condotte o gli atti illeciti posti in essere in razione di tali consultazioni, di autonomia delle parti sociali e del diritto di stipulare accordi collettivi, nonché di repressione delle condotte antisindacali.

4. COME EFFETTUARE LA SEGNALAZIONE INTERNA

La Società ha attivato un canale di segnalazione interna che garantisce la riservatezza dell’identità della persona segnalante, del/della segnalato/a e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.
La Società si è dotata di una piattaforma informatica accessibile dalla sezione dedicata al “Whistleblowing” presente sul sito internet della Società e raggiungibile all’URL https://survey.alchemer.com/s3/8505786/Assyrus-Piattaforma-whistleblowing-segnalazione-abusi-molestie-discriminazioni . Le istruzioni operative necessarie per trasmettere la segnalazione sono dettagliate all’interno della piattaforma.
La piattaforma è separata dai sistemi informatici della Società poiché gestita da un ente terzo, ovvero la Società di consulenza NOMESIS – RICERCHE SOCIALI E PER IL MARKETING DI DANIELA BANDERA & C. S.A.S.. L’ente terzo Nomesis non gestisce direttamente il contenuto delle segnalazioni, che viene invece preso in carico dal Responsabile gestore delle segnalazioni, come specificato nel paragrafo 6.
La piattaforma informatica consente di trasmettere una segnalazione e garantisce la riservatezza del segnalante e consente anche segnalazioni anonime.
Le segnalazioni sono registrate nella piattaforma, che costituisce il database riepilogativo dei dati essenziali delle segnalazioni e della loro gestione ed assicura, altresì, l’archiviazione di tutta la documentazione allegata, nonché di quella prodotta o acquisita nel corso delle attività di analisi.
La consultazione delle informazioni presenti nella piattaforma è consentita unicamente al Responsabile della gestione delle segnalazioni interne.

5. CONTENUTO DELLA SEGNALAZIONE INTERNA

La segnalazione deve essere il più possibile circostanziata al fine di consentire l’accertamento e la verifica dei fatti da parte del Responsabile della gestione delle segnalazioni interne.
In particolare è necessario risultino chiare:

le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
la descrizione del fatto;
le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.

È utile anche indicare altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.
Le segnalazioni non possono riguardare generici sospetti o notizie meramente riferite da terzi o comunque che non abbiamo elementi di fatto o documenti univoci a supporto.

6. RESPONSABILE DELLA GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI INTERNE

Il soggetto gestore delle segnalazioni è Silvia Monfregola, Responsabile per la Parità di Genere all’interno della Società.

Le segnalazioni saranno ricevute altresì da Luciano Ghezzi, legale rappresentante della Società e membro del Comitato Guida per la Parità di Genere.
Il Responsabile della gestione delle segnalazioni interne e le altre persone che vengono a conoscenza dei fatti riportati sono tenuti alla riservatezza dell’identità del segnalante, delle persone coinvolte e/o comunque menzionate nella segnalazione, del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

7. SEGNALAZIONI ANONIME

La piattaforma informatica consente di effettuare segnalazioni anonime.
Sono considerate anonime le segnalazioni da cui non è possibile ricavare l’identità del segnalante. Qualora siano adeguatamente circostanziate e in grado di fare emergere fatti e situazioni determinate, saranno trattate alla stregua di segnalazioni ordinarie, procedendo alla loro registrazione e conservazione della relativa documentazione.
La protezione è garantita anche al segnalante anonimo, che ritiene di avere subito ritorsioni ed è stato successivamente identificato.

8. MODALITA’ DI GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI INTERNE

8.1 Presa in carico e valutazione preliminare

Entro 15 giorni lavorativi dalla ricezione della segnalazione il Responsabile della gestione delle segnalazioni interne rilascia al segnalante un avviso di ricevimento, tramite la modalità ritenuta più idonea. In caso di segnalazione anonima non verrà rilasciato questo avviso.
Procede poi a verificare se la segnalazione rientra nell’ambito di applicazione soggettivo e oggettivo delle casistiche dichiarate. All’esito, laddove la segnalazione esuli dall’ambito di applicazione, il Responsabile della gestione delle segnalazioni interne archivia la segnalazione, dandone comunicazione al segnalante, se questo non è anonimo.
Qualora la segnalazione rientri nell’ambito di applicazione, ma non sia sufficientemente dettagliata, il Responsabile della gestione delle segnalazioni interne, provvede a formulare al segnalante le opportune richieste di integrazioni/chiarimenti.

8.2 Istruttoria

La fase istruttoria è volta all’accertamento dei fatti segnalati. Il Responsabile della gestione delle segnalazioni interne provvede a svolgere gli accertamenti istruttori opportuni, eventualmente anche attraverso il supporto di funzioni dell’Organizzazione che ritiene utile coinvolgere, nel pieno rispetto della privacy del segnalante e dei soggetti coinvolti.
Il Responsabile della gestione delle segnalazioni interne può richiedere integrazioni o chiarimenti al segnalante. Inoltre, può acquisire informazioni dalle persone coinvolte nella segnalazione, le quali hanno anche facoltà di chiedere di essere sentite o di produrre osservazioni scritte o documenti. In tali casi, anche al fine di garantire il diritto di difesa, viene dato avviso alla persona coinvolta dell’esistenza della segnalazione, garantendo la riservatezza sull’identità del segnalante e delle altre persone coinvolte e/o menzionate nella segnalazione.
Il Responsabile della gestione delle segnalazioni interne, può sentire le persone menzionate nella segnalazione, ha accesso a tutti i dati e documenti aziendali utili ai fini dell’istruttoria e può acquisire dalle funzioni aziendali tutti gli elementi informativi necessari. Le funzioni aziendali coinvolte devono garantire piena collaborazione al Responsabile della gestione delle segnalazioni interne per quanto necessario allo svolgimento dell’istruttoria, nel rispetto dei principi e delle garanzie previsti dalla procedura.

8.3 Chiusura dell’istruttoria

All’esito dell’istruttoria il Responsabile della gestione delle segnalazioni interne è tenuto a fornire riscontro al segnalante.
Qualora il Responsabile della gestione delle segnalazioni interne ravvisi elementi di manifesta infondatezza della segnalazione, ne disporrà l’archiviazione con adeguata motivazione, dando riscontro al segnalante. Se il Responsabile della gestione delle segnalazioni interne ritiene che la segnalazione archiviata, in quanto manifestamente infondata, stata effettuata al solo scopo di ledere la reputazione o di danneggiare o comunque di recare pregiudizio al segnalato, ne darà comunicazione al Consiglio di amministrazione della Società ai fini dell’attivazione di ogni opportuna iniziativa anche nei confronti del segnalante.
Qualora il Responsabile della gestione delle segnalazioni interne ravvisi elementi di fondatezza, dovrà predisporre una relazione al Consiglio di amministrazione sugli esiti delle indagini e sui motivi che hanno condotto a qualificare fondata la segnalazione. Darà riscontro al segnalante, comunicando di avere informato il Consiglio di amministrazione per assumere i provvedimenti ritenuti necessari.
Il riscontro è fornito entro il termine di 6 mesi dalla data di avviso di ricevimento della segnalazione.
Il riscontro può anche essere meramente interlocutorio, dal momento che possono essere comunicate le informazioni relative alle attività istruttorie che il Responsabile della gestione delle segnalazioni interne intende intraprendere e lo stato di avanzamento dell’istruttoria. Terminata l’istruttoria, gli esiti dovranno comunque essere comunicati al segnalante.

9. TUTELA DELLA RISERVATEZZA

Le segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse.
L’identità del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate a persone diverse dal Responsabile della gestione delle segnalazioni interne e dal legale rappresentante della Società.
È fatto salvo il caso in cui il segnalante manifesti il proprio consenso espresso alla rivelazione della propria identità.
La rivelazione è inoltre consentita nei seguenti casi: (i) nell’ambito del procedimento disciplinare avviato nei confronti del presunto autore della condotta segnalata, qualora l’identità del segnalante risulti indispensabile alla difesa del soggetto cui è stato contestato l’addebito disciplinare (ii) nell’ambito della procedura di segnalazione qualora la rivelazione della identità del segnalante sia indispensabile anche ai fini della difesa della persona coinvolta. In entrambi i casi la rivelazione è consentita unicamente a seguito dell’acquisizione del consenso del segnalante previa comunicazione in forma scritta delle motivazioni che rendono necessario il disvelamento.
È altresì garantita la riservatezza sull’identità delle persone coinvolte e/o menzionate nella segnalazione, nonché sull’identità e sull’assistenza prestata dai facilitatori, con le medesime garanzie previste per il segnalante.
La violazione dell’obbligo di riservatezza, fatte salve le eccezioni di cui sopra, può comportare nei confronti del responsabile da parte della Società l’adozione di provvedimenti disciplinari.

10. SEGNALAZIONE ESTERNA

Ai sensi dell’art. 7 del D. Lgs. 24/2023 ANAC ha attivato un canale di segnalazione esterna (raggiungibile all’URL https://whistleblowing.anticorruzione.it/#/) utilizzabile nelle seguenti ipotesi:

il segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione potrebbe determinare un rischio di ritorsione;
il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.